7 erros comuns na emissão de nota fiscal. Quais são? Como evitá-los?
- Michele Martins
- 16 de jun. de 2024
- 4 min de leitura
Como já dizia o compositor Tom Jobim: “o Brasil não é país para principiantes”. A frase célebre se tornou uma espécie de mantra entre os empreendedores, ilustrando a dificuldade de se ter um negócio de sucesso e, ao mesmo tempo, cumprir as obrigações legais e fiscais no País.As dificuldades começam já no processo de formalização do negócio e fazem parte do dia a dia das operações. Exemplo disso é a emissão da nota fiscal eletrônica (NFe), que requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento.
Veja aqui o passo a passo para a correta emissão de uma nota fiscal eletrônica. E, para te ajudar ainda mais nessa tarefa, listamos aqui os 7 principais erros que ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser evitados. Confira!
1 – Errar a Natureza da Operação
É o campo em que você descreve a natureza da operação, que pode estar relacionada a transações envolvendo uma mercadoria ou prestação de serviço.Os erros geralmente acontecem quando a nota se refere a uma operação que não faz parte da rotina do negócio. Exemplo disso é um estabelecimento comercial que está habituado a emitir notas de venda direta ao consumidor, mas, eventualmente, faz notas de devolução de mercadoria e de transferência entre filiais.Neste caso, é fundamental prestar atenção a cada operação e jamais deixar os processos no piloto automático, gerando notas idênticas para todas as situações. Lembre-se: só é permitido assinalar uma natureza da operação para cada NFe!O erro neste campo pode ser punido até mesmo com um auto de infração. A fiscalização pode presumir que houve a intenção deliberada do empreendedor de lesar o fisco sonegando impostos.
2 – Errar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)
Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico.Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação. Para encontrá-lo, acesse o site da Sefaz do Estado em que sua empresa está estabelecida ou possui filiais. Se tiver dúvidas, é recomendável consultar seu contador ou contratar um serviço de consultoria em legislação.
3 – Errar o CST (Código de Situação Tributária da mercadoria)
O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto A numeração informa a origem da mercadoria, se é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada.O código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP.
O preenchimento correto do CST é fundamental para o recolhimento da alíquota certa do ICMS e para evitar que o empreendedor cometa algum erro fiscal.Os CST hoje são diferentes para o regime normal, comparado ao Simples Nacional. O CST para as empresas do regime normal estão previstos no Convênio Sem Número (SN) de 15 de dezembro de 1970, já para as empresas do Simples Nacional, no Ajuste 03/2010.É importante destacar que, a partir de 3 de abril de 2023, estes códigos serão consolidados para ambos os regimes e estarão todos disponíveis no Convênio SN com suas atualizações.Também aqui vale consultar seu contador. Cometer um erro pode custar muito caro ou até comprometer seu negócio.
4 – Errar na Composição de Cálculo do ICMS
O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de sonegação fiscal.
5 – Errar no preenchimento dos Campos que estão fora do Danfe
Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total cuidado também no preenchimento do arquivo XML que é a base da nota fiscal eletrônica.O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço.Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto.Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota.
6 – Esbarrar na Denegação, quando o cliente tem problemas de cadastro
Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a denegação da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual.Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente.Para se evitar que uma nota seja denegada, nunca esqueça de checar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ, clicando aqui. Atenção: não vale consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na pesquisa cadastral.Mas se você acha que perdeu a venda, fique tranquilo. Ainda tem um jeito! Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar prosseguimento ao negócio.
7 – Não possuir um emissor digital de notas fiscais
Por fim, muitos empreendedores também erram quando não possuem um sistema emissor de notas fiscais e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados.
Obrigada pela leitura.
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(51) 997714326
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